خرید و تدارکات


خرید و تدارکات در هر سازمانی نقش مهم و محوری جهت تهیه کالا، خدمات و یا خدمات پیمانکاری مورد نیاز سازمان دارد. چابکی و هماهنگی این حوزه با دیگر بخشهای سازمان کمک شایانی به افزایش کیفیت، تحویل به‌موقع و اجرای به‌موقع و درست کارها دارد.

در سازمان‌های دارای فرآیند خرید مهندسی که کالا با مشخصات فنی خاص و منطبق با درخواست واحد مهندسی، تعمیرات و نگهداری و… خریداری می شود، گردش اطلاعات درخواست و مشخصات فنی و تغییرات احتمالی در نقشه ها و مشخصات فنی در حین پروسه خرید نقش شایانی در خرید منطبق بر نیاز سازمان دارد.

سیستم خرید و تدارکات در راستای مکانیزه نمودن فرآیند خرید و تدارکات از درخواست خرید تا دریافت و تحویل کالا و تسویه با تامین کنندگان طراحی شده است.

Purchasing

علل نیاز به سیستم خرید و تدارکات :

  • مکانیزه نمودن فرآیند خرید و تدارکات
  • پیگیری عدم دریافت کالاهای خریداری شده توسط واحد تدارکات
  • مشخص نمودن میزان مانده حساب تامین کنندگان بر اساس سفارش‏های خرید، دستورهای پرداخت وجه و قبض‏های پرداخت ثبت شده در سیستم
  • محاسبه بهای تمام شده اقلام وارداتی
  • مدیریت و پیگیری خریدهای خارجی (واردات) در طول فرآیند واردات

مزیتهای اصلی:

  • یکپارچه بودن اطلاعات با بخش تولید و دریافت اطلاعات تولید از قبیل محصولات و ضایعات ایجاد شده در این بخش، همچنین تخصیص کالا برای برنامه‌های تولیدی.
  • یکپارچه بودن اطلاعات با بخش بازرگانی و دریافت اطلاعات بخش­های خرید و فروش، از قبیل تخصیص کالا برای سفارشات ثبت شده، دریافت دستور دریافت امانی و شرکتی، دریافت دستور ارسال امانی و شرکتی و دیگر اطلاعات مربوطه
  • ارسال اسناد انبار جهت انجام عملیات حسابداری پس از بازسازی کاردکس و قطعی سازی اسناد
  • امکان دریافت گزارشات تحلیلی موجودی کالا، گزارشات مشروح و جمع‌بندی شده انبار، گزارشات تحلیلی کالاهای درخواست شده و تخصیص داده شده
  • کنترل موجودی اقلام موجود درانبار بر اساس آخرین داده ها به صورت آنلاین
  • امکان انبارگردانی به صورت مکانیزه و صدور اسناد مقداری و ریالی اصلاحی به صورت اتوماتیک
  • کنترل اقلام به نقطه سفارش رسیده و امکان تامین اقلام در فرآیندهای خرید و تولید
  • کنترل اقلام منقضی شده و نزدیک به پایان تاریخ انقضا و خروج اقلام به صورت FIFO بر اساس تاریخ انقضا
  • پشتیبانی از روشهای قیمت گذاری مختلف همچون FIFO و میانگین موزون
  • امکان ثبت فرآیندهای مربوط به تحویل ابزارآلات در انبار
  • ثبت تخصیص کالا و بلوکه کردن موجودی برای مصارف خاص به خصوص در سازمانهای پروژه محور
  • امکان ثبت درخواست کالای پرسنلی و ردیابی فرآیند آن تا زمان تحویل کالا
  • امکان ایجاد وضعیتهای دینامیک برای انجام فرآیند تاییدات انبار
  • انتقال موجودی از سالهای قبل به سال مالی جدید به صورت اتوماتیک

ویژگیهای سیستم خرید و تدارکات:

  •    امکان صدور درخواست خرید کالا و خدمات و درخواست خرید پیمانکاری
  •    امکان صدور درخواست خرید توسط واحد انبار بر اساس درخواست‌های کالا از انبار
  •    امکان صدور درخواست خرید توسط انبار بر اساس نقطه سفارش و حداقل موجودی انبار
  •    امکان صدور درخواست خرید توسط واحد تولید بر اساس برنامه‏ریزی مواد مصرفی
  •    امکان تجمیع درخواست‏های خرید صادر شده در یک دستور خرید
  •    امکان ثبت دستور خرید و تعیین روش خرید (مستقیم، کمسیون، مناقصه، استعلام)
  •    امکان تعریف قالب‏های چاپ برای متن درخواست استعلام
  •    امکان تعیین تامین کننده سفارش خرید
  •    امکان محاسبه مقدار سفارش در راه (موجودی در راه)
  •    امکان صدور دستور دریافت کالا بر اساس سفارش خرید برای واحد انبار
  •    امکان تعریف تیم‏های مختلف خرید (خرید داخلی، خرید خارجی، خرید پیمانکاری و … )
  •    امکان ثبت فاکتور خرید و فاکتور برگشت از خرید کالا و خدمات
  •    امکان ثبت تمام مراحل ثبت سفارش خارجی
  •    امکان ثبت فاکتور خرید خدمات پرونده وارداتی (بازرسی، بیمه، پروفرمای نهایی، ترخیص، حمل، سفارش بازرگانی و گمرک)
  •    امکان صدور دستور پرداخت وجه بر اساس سفارش خرید و فاکتور خرید
  •    امکان خرید کالا بر اساس نیاز مراکز هزینه و پروژه‌ها
  •    امکان مدیریت و  پیگیری فرآیند خرید و تدارکات
  •    بررسی، ارزیابی و رتبه بندی تامین کنندگان با استفاده از شاخص‏های مورد نظر
  •   گروه بندی تامین کنندگان بر اساس نیاز واحد خرید و تدارکات
  •   امکان تخصیص کالا و خدمات به تامین کنندگان